Фискальный накопитель - программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее возможность формирования фискальных признаков, запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками), их энергонезависимое долговременное хранение, проверку фискальных признаков, расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных, а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных.

На каждый экземпляр фискального накопителя изготовителем выдается паспорт фискального накопителя, который содержит информацию о наименовании модели, заводском номере, об изготовителе фискального накопителя, сроках действия ключей фискального признака, наименованиях средств формирования фискального признака, формирующих такие фискальные признаки подтверждения, достоверность которых может быть проверена фискальным накопителем, наименованиях средств проверки фискального признака, которые могут проверить достоверность фискального признака сообщения, сформированного фискальным накопителем, а также о подтверждении соответствия фискального накопителя установленным требованиям к шифровальным (криптографическим) средствам защиты фискальных данных.

 Фискальный накопитель обеспечивает хранение в некорректируемом виде в течение 30 календарных дней реквизитов следующих фискальных документов:

отчет о регистрации; отчет об изменении параметров регистрации; отчет об открытии смены; кассовый чек (бланк строгой отчетности); кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции); отчет о закрытии смены; отчет о закрытии фискального накопителя; отчет о текущем состоянии расчетов; подтверждение оператора.

Реквизиты отчета о регистрации, отчета об изменении параметров регистрации, сформированного в связи с заменой фискального накопителя, и отчета о закрытии фискального накопителя должны храниться в фискальном накопителе в течение срока его эксплуатации и в течение пяти лет со дня окончания срока его эксплуатации.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, утверждаются уполномоченным органом и размещаются на его официальном сайте в сети "Интернет".

Срок действия ключа фискального признака, содер­жащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 меся­цев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в нало­говых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.

Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев: 

- если в рамках оказания услуг занимается продажей подакцизной продукции, например алкогольной, при оказании услуг общепита;

- если применяет ОСНО, в том числе совмещает ее с любым из спец.режимов;

- если его работа носит сезонный (временный) ха­рактер (независимо от вида деятельности и систе­мы налогообложения). Понятие сезонного (вре­менного) характера работы для целей применения ККТ может быть определено каждым налогопла­тельщиком самостоятельно, поскольку оно не со­держится в законодательстве (письмо ФНС России от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679@);

- если используется ККТ, не осуществляющая пере­дачу фискальных документов в налоговые органы через ОФД. Это допускается только в местностях, отдаленных от сетей связи, перечень которых ут­вержден постановлением Правительства Свердловской области от 27.04.2017 № 307-ПП;

- если ФН используют лица, названные в Постанов­лении Правительства РФ от 25.01.2017 № 70, напри­мер платежные агенты и субагенты.

ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП выполняет одновременно все следующие условия:

- не является платежным агентом или субагентом;

- применяет специальный режим налогообложения и не совмещает его с ОСНО;

- ведет деятельность (работу), которая не носит сезонного (временного) характера;

- не осуществляет торговлю подакцизными товарами;

- применяет именно онлайн-ККТ, то есть не нахо­дится в местности, отдаленной от сетей связи.

За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, ког­да по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Нарушением может быть и использование ФН на 36 ме­сяцев в ситуации, когда законом разрешено использо­вание ФН на 13 месяцев. Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев можно применять при продаже подак­цизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования огра­ничивается до 410 дней, а при автономном режиме ра­боты ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).

В реестр ККТ недавно включены ФН со сроком действия ключа, равным 15 месяцам (ФН-1.1 исп. 3, исп. 5-15-2 и исп. Эв15-2). Эти ФН могут применять те хозяйствующие субъекты, которые в соответствии с тре­бованиями ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ имеют право исполь­зовать ФН на 13 месяцев. Однако и в этом случае нужно внимательно изучить паспорт соответствующего ФН. К примеру, в паспорте накопителя ФН-1.1 исп. 3 сказано, что срок его использования составляет 410 дней (а это примерно 13,5 месяца), если ККТ используется для тор­говли подакцизными товарами или не осуществляется передача фискальных документов в налоговые органы через ОФД.